Administrasi Peradilan Agama

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERADILAN AGAMA

Administrasi adalah : “Suatu proses penyelenggaraan oleh seorang administratur secara teratur dan diatur guna melakukan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan untuk mencapai tujuan pokok yang telah ditetapkan semula.”

Peradilan Agama adalah : “Salah satu pelaku kekuasaan kehakiman bagi rakyat pencari keadilan yang beragama Islam mengenai perkara tertentu (Pasal 2 Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2006).”

Tugas pokoknya adalah : memeriksa, memutuskan dan menyelesaikan perkara-perkara di tingkat pertama antara orang-orang yang beragama Islam dibidang a. Perkawinan, b. Waris, c.Wasiat, d. Hibah, e. Zakat, f. Wakaf, g. Infaq, h. Shadaqah dan i. Ekonomi Syari’ah”(Pasal 49 ayat 1 Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2006).

Administrasi Peradilan Agama adalah :

“Suatu proses penyelenggaraan oleh aparatur Pengadilan Agama secara teratur dan diatur guna melakukan perencanaan, pelaksanaan dan Pengawasan untuk mencapai tujuan pokok yang telah ditetapkan semula”

Proses meliputi (6) enam hal :

a. Menghimpun,   b. Mencatat,   c. Mengolah,   d. Menggandakan,   e. Mengirim,    dan f. Menyimpan

Diatur adalah : Seluruh kegiatan harus disusun dan disesuaikan satu sama lainnya supaya terdapat keharmonisan dan kesinambungan tugas.

Teratur adalah : Kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan yang dilaksanakan secara terus menerus dan terarah  sehingga tidak terjadi tumpang tindih (overlap) dalam melaksanakan tugas, sehingga akan mencapai penyelesaian tugas pokok secara maksimal.

Klasisfikasi Administrasi di Pengadilan Agama :

A. Administrasi Kepaniteraan :

   Meliputi : Gugatan, Permohonan, dan Hukum

B. Administrasi Kesekretariatan :

   Meliputi : Umum, Kepegawaian, dan Keuangan

Catatan :

Yang akan dibahas pada perkuliahan ini adalah yang berkaitan dengan persoalan Administrasi Kepaniteraan, karena Administrasi Kesekretariatan adalah administrasi yang umumnya diterapkan disemua instansi pemerintah.

DASAR HUKUM ADMINISTRASI PERADILAN AGAMA

a. Undang-Undang Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman ;

b. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1985 tentang Mahkamah Agung ;

c. Undang-Undang   Nomor 3 Tahun 2006  tentang  Perubahan  atas   Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1989 tentang Peradilan Agama ;

d. Undang-Undang Nomor 50 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua atas UU Nomor 7 Tahun 1989 ;

e. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI   Nomor : KMA/001/SK/I/1991 tentang Pola-Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi Kepaniteraan Pengadilan Agama dan Pengadilan Tinggi Agama.

STRUKTUR  ORGANISASI PENGADILAN TINGGI AGAMA DAN PENGADILAN AGAMA

ADMINISTRATUR DI PENGADILAN AGAMA

Yang melaksanakan tugas-tugas administrasi dalam rangka mencapai tugas pokok adalah Panitera (Pasal 26 UU Nomor 7 Tahun 1989 jo UU Nomor 3 Tahun 2006 jo. UU Nomor 50 Tahun 2009).

Sebagai pelaksana administrasi perkara, Panitera dengan tertib melaksanakan ketentuan sebagaimana diatur undang-undang, yaitu :

a. Membuat daftar semua perkara yang diterima kepaniteraan, serta memberi nomor urut dan dibubuhi catatan singkat tentang isinya (Pasal 99 UU Nomor 7 Tahun 1989 jo UU Nomor 3 Tahun 2006 UU Nomor 3 Tahun 2006 jo. UU Nomor 50 Tahun 2009).

b. Bertanggungjawab atas pengurusan perkara, penetapan atau putusan, dokumen, akta, buku daftar, biaya perkara, uang titipan pihak ketiga, surat-surat berharga, barang bukti, dan surat-surat lain yang disimpan di kepaniteraan (Pasal 101 UU Nomor 7 Tahun 1989 jo UU Nomor 3 Tahun 2006 UU Nomor 3 Tahun 2006 jo. UU Nomor 50 Tahun 2009).

Panitera sebagai pelaksana kegiatan administrasi mempunyai tugas :

a. Pelaksanaan administrasi Perkara

“Mempunyai kewajiban mengatur tugas para pembantunya, yakni Wakil Panitera dan Panitera Muda Gugatan, Panitera Muda Permohonan, Panitera Muda Hukum (untuk Pengadilan Agama) dan Panitera Muda Banding dan Panitera Muda Hukum (untuk Pengadilan Tinggi Agama).”

b. Pendamping Hakim dalam Persidangan

“Mempunyai kewajiban mencatat jalannya persidangan dan dari catatan-catatan tersebut dibuat berita acara persidangan. Tugas ini Panitera dibantu oleh Panitera Pengganti”

c. Pelaksana Putusan/Penetapan Pengadilan dan Tugas-Tugas Kejurusitaan.

“Mempunyai kewajiban untuk melaksanakan putusan/penetapan (eksekusi). Tugas ini dibantu oleh Jurusita atau Jurusita Pengganti.”

POLA PROSEDUR PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKARA

ADMINISTRASI PERKARA PENGADILAN AGAMA

Prosedur penerimaan perkara di Pengadilan Agama melalui beberapa meja, yaitu Meja I, Meja II dan Meja III. Pengertian meja tersebut merupakan kelompok pelaksana teknis yang harus dilalui oleh suatu perkara di Pengadilan Agama, mulai dari penerimaan sampai perkara tersebut diselesaikan.

Meja I

Meja I mempunyai tugas sebagai berikut :

1) Menerima gugatan, permohonan, perlawanan (verzet), pernyataan banding, kasasi dan peninjauan kembali, eksekusi, penjelasan dan penaksiran biaya perkara dan biaya eksekusi.

2) Membuat Surat Kuasa Untuk Membayar (SKUM) dalam rangkap 3 (tiga) dan menyerahkan SKUM tersebut kepada calon penggugat/pemohon

3)  Menyerahkan kembali surat gugatan/permohonan kepada calon penggugat/pemohon

4) Menaksir biaya perkara sebagai ditetapkan dalam pasal 121 HIR/145 Rbg. yang kemudian dinyatakan dalam SKUM. Dalam perkara cerai talak dalam menaksir biaya-biaya perkara diperhitungkan juga untuk keperluan pemanggilan sidang ikrar talak.

5) Penerimaan perkara perlawanan (verzet) hendaknya dibedakan antara perlawanan (verzet) terhadap putusan verstek dengan perlawanan pihak ketiga (derden verzet).

6) selain tugas di atas, maka meja I berkewajiban memberikan penjelasan yang dianggap perlu berkenaan dengan perkara yang diajukan dan dalam memberi penjelasan dihindari dialog yang tidak perlu berdasarkan Surat Ketua Muda Mahkamah Agung RI Urusan Lingkungan Peradilan Agama tanggal 11 Januari 1994 Nomor : MA/Kumdil/012/I/K/1994.

Khusus bagi Pengadilan Tinggi Agama, Meja I bertugas :

1) Menerima berkas perkara banding

2) Menerima memori, kontra memori banding yang langsung disampaikan ke PTA yang disampaikan pembanding/terbanding

3) Dalam menerima berkas perkara banding dari Pengadilan Agama agar diteliti apakah sudah terlampir bukti pengiriman biaya banding, apabila belum terlampir bukti pengiriman maka perkara belum dapat didaftar.

4) Apabila berkas banding sudah disertai dengan bukti pengiriman biaya, maka perkara didaftar dengan meneruskan kepada pemegang kas untuk didaftar dan diberi nomor perkara

5) Setelah berkas didaftar dan diberi nomor, pada hari itu juga berkas diteruskan kepada Meja II.

6) Bagi perkara banding yang diajukan dengan Cuma-Cuma (Prodeo) maka berkas perkara langsung diteruskan kepada Meja II tanpa melalui pemegang Kas dan tidak diberi nomor sebelum ada penetapan majelis/hakim PTA bahwa perkara tersebut dikabulkan untuk beracara dengan Cuma-Cuma (prodeo).

Kas :

1) Pemegang kas merupakan bagian dari Meja I

2) Pemegang kas menerima pembayaran uang panjar perkara sebagaimana tersebut dalam SKUM

3) Pemegang kas melakukan penerimaan uang panjar perkara/biaya eksekusi dan membukukan dalam buku jurnal yang terdiri atas :

a. KI.PA 1/p           : untuk perkara permohonan

b. KI.PA 1/g           : untuk perkara gugatan

c. KI.PA 2              : untuk perkara banding

d. KI.PA 3              : untuk perkara kasasi

e. KI.PA 4              : untuk perkara peninjauan kembali

f. KI.PA 5              : untuk permohonan eksekusi

Khusus untuk Pengadilan Tinggi Agama, buku Jurnal hanya 1 (satu) buah buku KII.PA1.

4) Seluruh kegiatan pengeluaran perkara harus melalui pemegang kas dan dicatat secara tertib dalam Buku Induk yang bersangkutan

5) Pemegang kas harus tersedia uang kontan dan materai putusan.

6) Semua pengeluaran uang perkara harus melalui pemegang kas, dan pemegang kas wajib mencatat dengan tertib segala kegiatan pengeluaran uang tersebut dalam buku jurnal yang bersangkutan.

7)  Biaya materai dicatat sesuai tanggal diputusnya perkara

8) Pemegang kas menandatangani SKUM, membubuhi Nomor urut perkara dan tanggal penerimaan perkara dalam SKUM dan dalam surat gugat/permohonan sebagaimana tersebut dalam buku jurnal yang berkaitan dengan perkara yang diajukan.

9) Pemegang kas mengembalikan asli serta tindasan pertama SKUM beserta surat gugat/permohonan kepada calon penggugat/pemohon.

10) Terhadap perkara prodeo tetap dibuatkan SKUM sebesar Rp. 00,- dan SKUM tersebut didaftarkan pada pemegang kas.

11) Setiap pemegang kas di Pengadilan Agama harus menyiapkan 2 (dua) buah stempel penerimaan perkara, yaitu :

a. Perkara Gugatan :

Nomor         :   ……./Pdt.G/200../PA…

Tanggal        :

b. Perkara Permohonan :

Nomor         :   ……./Pdt.P/200../PA…

Tanggal        :

c. Untuk Pengadilan Tinggi Agama menyiapkan stempel :

Nomor         :   ……./Pdt.G/200../PTA…

Tanggal        :

Catatan :

Nomor ……../Pdt.G/200../PA….. (…..= Nomor urut, 200.. = tahun, PA….= Kode Pengadilan Agama.

Kode PTA dan PA se Provinsi Lampung :

PTA Bandarlampung (PTA.Bdl), PA Tanjungkarang (PA.Tnk), PA Kalianda (PA.Kla), PA Kotabumi (PA.Kb), PA Krui (PA.Kr), PA Tulang Bawang (PA.Tb), PA Tanggamus (PA.Tgm), PA Gunung Sugih (PA.Gs), PA Blambangan Umpu (PA.Bu).

Meja II

Meja II mempunyai tugas sebagai berikut :

1) Menerima   surat  gugatan  /  perlawanan  /  permohonan  dari  calon Penggugat/Pelawan/Pemohon dalam rangkap sebanyak jumlah tergugat/terlawan ditambah 3 rangkap untuk majelis hakim.

2)  Menerima tindasan pertama SKUM dari calon Penggugat/pelawan/pemohon.

3)  Mendaftar/mencatat surat gugatan/permohonan  dalam  register  yang   bersangkutan serta member nomor register pada surat gugatan/permohonan tersebut.

4)  Nomor register adalah nomor pendaftaran yang diberikan kasir.

5)  Asli surat gugatan/permohonan dimasukkan dalam map khusus dengan melampirkan tindasan pertama SKUM dan surat-surat yang berhubungan dengan gugatan/permohonan (blanko Penunjukan Majelis Hakim (PMH), blanko Penetapan Hari Sidang (PHS)).

      Selanjutkan diserahkan kepada wakil panitera untuk selanjutnya berkas gugatan/permohonan tersebut disampaikan kepada Ketua Pengadilan Agama melalui Panitera.

6) Mendaftar / mencatat  putusan Pengadilan Agama /  Pengadilan   Tinggi Agama/Mahkamah Agung dalam buku register yang bersangkutan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

1) Mempelajari kelengkapan persyaratan dan mencatat semua data-data perkara yang baru diterimanya dalam buku penerimaan tentang perkara, kemudian menyampaikan kepada panitera dengan melampirkan semua formulir-formulir yang berkaitan dengan pemeriksaan perkara.

2) Selambat-lambatnya pada hari kedua setelah surat-surat gugat diterima di bagian kepaniteraan, Panitera harus sudah menyerahkan kepada Ketua Pengadilan Agama yang selanjutnya Ketua Pengadilan Agama mencatat dalam buku ekspedisi yang ada padanya dan mempelajarinya. Kemudian Ketua Pengadilan Agama menunjuk majelis hakim yang menyidangkan dengan mengisi Penetapan Majelis Hakim (PMH) yang harus dilakukan selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari sejak gugatan/permohonan didaftarkan. Dan berkas tersebut diserahan kembali kepada Panitera.

3) Panitera menyerahkan berkas perkara yang diterima dari Ketua Pengadilan Agama/Wakil Ketua kepada Majelis Hakim yang telah ditunjuk.

4) Panitera menunjuk seorang atau lebih panitera penganti untuk diperbantukan kepada Majelis Hakim yang bersangkutan.

5) Setelah majelis hakim menerima berkas perkara dari Ketua/wakil ketua, maka Ketua majelis harus membuat Penetapan Hari Sidang (PHS).

6) Bagi perkara banding yang diajukan dengan Cuma-Cuma (Prodeo) maka berkas perkara langsung diteruskan kepada Meja II tanpa melalui pemegang Kas dan tidak diberi nomor sebelum ada penetapan majelis/hakim PTA bahwa perkara tersebut dikabulkan untuk beracara dengan Cuma-Cuma (prodeo).

Catatan :

Berdasarkan ketentuan yang termuat dalam pasal 68 dan pasal 80 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1989 disebutkan bahwa untuk perkara cerai talak dan cerai gugat dilakukan oleh majelis hakim selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari  setelah berkas atau surat permohonan talak/surat gugatan perceraian didaftarkan di kepaniteraan.

 Khusus Pengadilan Tinggi Agama Meja II bertugas :

1) Mendaftarkan/mencatat berkas perkara banding sesuai dengan tanggal dan nomor perkara yang didaftar dan diberi nomor oleh pemegang kas kedalam buku register perkara, memberi nomor perkara padsa sampul berkas perkara yang bersangkutan.

2)  Memberi / meneliti  kelengkapan  berkas  perkara  sesuai  dengan  daftar   isi surat pengantar. Bila terdapat kekurangan berkas, agar diminta kepada Pengadilan Agama yang bersangkutan.

3)  Setelah lengkap  semuanya, maka dalam waktu   7 (tujuh)   hari   sesudahnya  wakil panitera  melalui panitera menyampaikan berkas perkara banding kepada Ketua Pengadilan Tinggi Agama dengan buku nomor register serta dilengkapi formulir yang diperlukan berkas itu  dan Ketua Pengadilan Tinggi Agama menetapkan majelis hakim serta panitera pengganti yang akan menyidangkan dan menyelesaikan perkara tersebut.

Meja III

Meja III mempunyai tugas sebagai berikut :

1) Menyerahkan   salinan   putusan   Pengadilan   Agama / Pengadilan Tinggi Agama/Mahkamah Agung kepada yang berkepentingan.

2)  Menyerahkan salinan penetapan kepada yang berkepentingan

3) Menerima   Memori / Kontra Memori banding, Memori /    Kontra Memori Kasasi, jawaban/tanggapan peninjauan kembali dan lain-lain.

4)  Menyusun/menjahit/mempersiapkan berkas.

Khusus bagi PTA, Meja III bertugas :

1) Menyelenggarakan penataan arsip perkara/dokumen sesuai dengan prosedur tetap (Protap).

2) Mempersiapkan data-data perkiraan dan pembuatan laporan statistik.

BEBERAPA KETENTUAN YANG HARUS DIPERHATIKAN

1. Ketentuan Tentang Pemanggilan :

1) Pemanggilan pihak-pihak yang akan bersidang dilakukan secara resmi dan patut. Resmi maksudnya bertemu langsung secara pribadi dengan pihak, apabila tidak bertemu panggilan disampaikan melalui Kepala Desa/lurah setempat. Patut maksudnya panggilan harus sudah diterima minimal 3 (tiga) hari sebelum sidang dilaksanakan.

2) Apabila pihak-pihak berada diluar wilayah yurisdiksi, pengilan dilaksanakan dengan meminta bantuan Pengadilan Agama dimana pihak berada, setelah itu Pengadilan Agama tersebut menyampaikan relaas (surat panggilan) itu diserahkan kembali kepada Pengadilan Agama yang meminta.

3) Panggilan para pihak yang berada di luar negeri, dilaksanakan melalui Departemen Luar Negeri c.q. Dirjen Protokol, tembusannya disampaikan kepada Kedutaan Besar dimana para pihak berada.

4) Panggilan bagi pihak yang tidak diketahui alamatnya (ghaib) dalam perkara perkawinan, maka panggilan dilaksanakan melalui mass media sebanyak 2 (dua) kali dengan tenggang waktu pemanggilan pertama dan kedua berjarak satu bulan. Kemudian pemanggilan kedua berjarak paling sedikit 3 (tiga) bulan dengan hari sidang pertama. Untuk perkara diluar perkawinan, bagi pihak yang tidak diketahui alamatnya dilakukan dengan cara menempel pada papan pengumuman Pemerintah Daerah setempat.

2. Ketentuan Tentang Berita Acara Sidang :

1) Berita acara sidang merupakan akta autentik yang berfungsi sebagai informasi dalam membuat putusan/penetapan. Sehingga pembuatannya harus baik dan benar.

2) Berita acara harus diketik rapih dengan  ketikan asli dan dilaksanakan dengan sistem Tanya jawab.

3) Karena berita acara akta autentik maka tidak boleh ada tip-ex. Apabila terjadi kesalahan maka harus dicoret dengan cara renvoi.

4) Berita acara dibuat oleh panitera pengganti setelah selesai sidang sebelum sidang berikutnya dilaksanakan dan ditandatangani oleh Panitera Pengganti dan Ketua Majelis.

5) Berita acara sidang merupakan catatan peristiwa hukum yang terjadi selama sidang berlangsung. Oleh karena itu panitera pengganti membuat berita acara menggunakan bahasa hukum.

3. Ketentuan Tentang Minutasi :

1) Minutasi menurut bahasa adalah : surat asli. Minutasi menurut istilah adalah surat-surat putusan Pengadilan yang asli, tetap harus tersimpan di arsip kantor.

2) Cara melaksanakan minutasi dapat dilaksanakan dengan berangsur-angsur (tidak sekaligus) yaitu setiap selesai sidang dengan membuat catatan asli. Kemudian dapat juga dilaksanakan dengan cara perkelompok yaitu dengan mengelompokkan jenis surat-surat asli dalam kelompok tertentu.

3) Yang bertanggungjawab dalam melaksanakan minutasi adalah hakim yang memutus perkara dibantu panitera pengganti.

4) Batas akhir minutasi adalah 1 (satu) bulan setelah persidangan terakhir dilaksanakan. Setelah itu menjadi satu kesatuan dijahit dalam satu berkas (bundel perkara) selanjutnya diserahkan ke meja III.

ADMINISTRASI PERKARA BANDING

a. Prosedur Banding

Bagi pihak yang tidak puas terhadap putusan Pengadilan Agama dapat mengajukan permohonan banding ke Pengadilan Tinggi Agama melalui Panitera Pengadilan Agama yang memutuskan perkara.

Ketentuan batas waktu pengajuan banding adalah 14 (empat belas) hari setelah Putusan Pengadilan Agama dijatuhkan atau diberitahukan secara sah kepada para pihak apabila pada saat dijatuhkan putusan tidak hadir.

Prosedur pengajuan permohonan banding adalah :

1) Diajukan dalam batas waktu 14 (empat belas) hari setelah Putusan Pengadilan Agama dijatuhkan atau diberitahukan secara sah kepada para pihak apabila pada saat dijatuhkan putusan tidak hadir.

2) Apabila telah melewati ketentuan 14 (empat belas) hari, Panitera tidak boleh menolak permohonan banding itu, tetapi dibuat catatan.

3)  Melunasi   Panjar Biaya Banding yang dibuktikan dengan   SKUM yang dibuat oleh Kasir

4)  Apabila permohonan banding yang miskin    (prodeo),        maka Pengadilan Agama terlebih dahulu memeriksa kemiskinan orang tersebut dan dibuatkan berita acara yang dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Agama. Setelah Pengadilan Tinggi Agama menetapkan tentang prodeo, maka penetapan tersebut dikirim ke Pengadilan Agama. Apabila penetapan dikabulkan maka diproses secara prodeo dan jika ditolak maka pemohon banding diwajibkan membayar ongkos perkara.

5)  Panitera membuat Akta Permohonan Banding. Terhadap permohonan yang melebihi 14 (empat belas) hari Panitera harus membuat surat keterangan.

6) Dalam waktu 7 (tujuh) hari setelah permohonan banding diterima, kepada pihak lawan (terbanding) harus diberitahu adanya permohonan banding yang dinyatakan dengan akta pemberitahuan permohonan banding.

7) Apabila pembanding/tebanding menyerahkan memori/kontra memori banding, harus dicatat tanggal penerimaannya selanjutnya salinanya disampaikan kepada pihak lawannya masing-masing yang dinyatakan dengan akta penyerahan/pemberitahuan memori/kontra memori banding. 

8) Sebelum berkas dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama, kedua belah pihak diberikan kesempatan untuk membaca/mempelajari/memeriksa (inzage) berkas perkara. Kejadian ini dituangkan pula dalam akta membaca/mempelajari/memeriksa berkas perkara.

9) Dalam waktu 1 (satu) bulan sejak permohonan banding diterima, berkas perkara bandingnya harus sudah dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama.

10) Berkas yang dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama terdiri dari 2 (dua) berkas yaitu Bundel A dan Bundel B.

b. Tertib Berkas Perkara Banding

Bundel A (Arsip Pengadilan Agama)

Ada dua sistem pemberkasan yang digunakan, yaitu :

1. Sistem Kelompok (berkas disusun secara kelompok berdasarkan jenis, seperti kelompok relaas-relaas,  berita acara, bukti-bukti, dan lain-lain).

2. Sistem Kronologis (berkas disusun secara berurutan sesuai tanggal atau kejadian dari mulai surat gugatan sampai berita acara terakhir).

Sistem Pemberkasan di Pengadilan Tinggi Agama Bandarlampung dan Pengadilan Agama se-Provinsi Lampung menganut sistem Kronologis, dengan susunan Bundel A sebagai berikut :

1) Surat Gugatan/Permohonan Penggugat/Pemohon

2) SKUM

3) Penetapan Penunjukan Majelis Hakim (PMH)

4) Penetapan Hari Sidang (PHS)

5) Relaas Panggilan

6) Berita Acara Sidang (termasuk didalamnya jawaban/replik/duplik dan alat-alat bukti tertulis)

Catatan :

Surat-surat lainnya seperti : Surat Kuasa, Relaas-relaas untuk sidang kedua dan selanjutnya,  Penetapan dan berita acara sita, gambar situasi, dan surat lainnya bila ada, maka disusun berdasarkan urutan kejadiannya.

Seluruh berkas tersebut tersusun dengan rapih dan dijahit.

Bundel B (Arsip Pengadilan Tingi Agama)

Susunan berkasnya sebagai berikut :

1) Salinan resmi Putusan Pengadilan Agama

2) Akta permohonan Banding

3) Akta pemberitahuan banding

4) Akta pemberitahuan memori banding/kontra memori banding

5) Akta pemberitahuan kesempatan pihak untuk melihat, membaca, dan memeriksa (inzage) berkas perkara

6) Tanda bukti ongkos perkara.

Catatan :

Surat-surat lainnya seperti : Surat kuasa, Memori/kontra memori banding apabila pembanding/terbanding menyerahkan, Surat keterangan Pembanding/terbanding tidak menyerahkan memori/kontra memori bading, Surat Keterangan Pembanding/Terbanding tidak inzage, dll  maka disusun berdasarkan urutan kejadian.

Seluruh berkas tersebut tersusun dengan rapih dan dijahit.

ADMINISTRASI PERKARA KASASI

a. Prosedur Kasasi

Kasasi adalah pembatalan putusan, hal tersebut merupakan salah satu tindakan Mahkamah Agung sebaga pengawas tertinggi atas putusan pengadilan dibawahnya.

Alasan hukum pengajuan kasasi tertuang dalam Pasal 30 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2004 tentang Mahkamah Agung, yaitu :

1) Pengadilan tidak berwenang atau melampaui batas wewenang

2) Pengadilan salah menerapkan atau melanggar hukum yang berlaku

3) Pengadilan lalai memenuhi syarat-syarat yang diwajibkan oleh perundang-undangan yang mengancam kelalaian itu dengan batalnya putusan yang bersangkutan

Prosedur pengajuan Kasasi adalah :

1) Diajukan dalam batas waktu 14 (empat belas) hari setelah menerima Putusan Pengadilan Tinggi Agama.

2)  Pemohon kasasi Membayar biaya kasasi sesuai ketentuan yang berlaku.

3)  Panitera menerima permohonan kasasi yang masih dalam tenggang waktu 14 (empat belas) hari setelah diterima putusan Pengadilan Tinggi Agama, lalu Panitera memberitahukan kepada pihak lawan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sejak diterimanya permohonan kasasi.

4)  Pemohon kasasi membuat memori kasasi sebanyak 3 (tiga) rangkap dalam tenggang waktu 14 (empat belas) hari sejak permohonan kasasi dicatat dan didaftar. Panitera membuat tanda terima penerimaan memori kasasi dan menyampaikan salinan memori kasasi kepada pihak lawan dalam waktu selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari dengan membuat tanda terima penyerahan.

5) Pihak lawan (Termohon kasasi) diberi kesempatan untuk menjawab/membuat jawaban (kontra memori kasasi) dalam waktu 14 (empat belas) hari sejak diterimanya memori kasasi tersebut.

6)  Panitera mengirimkan berkas permohonan kasasi ke Mahkamah Agung R.I. selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari.

10) Berkas yang dikirim ke Mahkamah Agung terdiri dari 2 (dua) berkas yaitu Bundel A dan Bundel B.

b. Tertib Berkas Perkara Kasasi

Bundel A (Arsip Pengadilan Agama)

Susunannya sama dengan bundel A Permohonan banding.

Bundel B (Arsip Mahkamah Agung R.I.)

Susunan berkasnya sebagai berikut :

1) Relaas pemberitahuan isi putusan banding kepada kedua pihak

2) Akta permohonan Kasasi

3) Surat kuasa khusus dari Pemohon kasasi (bila ada)

4) Memori kasasi atau surat keterangan apabila pemohon kasasi tidak mengajukan memori

5) Tanda terima memori kasasi

6) Relaas pemberitahuan kasasi kepada pihak lawan

7) Relaas pemberitahuan memori kasasi kepada pihak lawan.

8) Kontra memori kasasi (bila ada)

9) Relaas pemberitahuan kontra memori kasasi kepada pihak lawan.

10) Relaas memberikan kesempatan pihak untuk inzage

11) Salinan resmi Putusan Pengadilan Agama dan salinan resmi Putusan Pengadilan Tinggi Agama

12) Tanda bukti setoran biaya kasasi dari Bank.

Catatan :

Surat-surat lainnya bila ada maka disusun berdasarkan urutan kejadian.

Seluruh berkas tersebut tersusun dengan rapih dan dijahit.

ADMINISTRASI PERKARA PENINJAUAN KEMBALI

a. Prosedur Peninjauan Kembali

Peninjauan Kembali adalah upaya hukum luar biasa, diajukan atas suatu putusan Pengadilan Agama yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap ke Mahkamah Agung RI.

Alasan hukum pengajuan kasasi tertuang dalam Pasal 67 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2004 tentang Mahkamah Agung, yaitu :

1) Apabila putusan didasarkan atas suatu kebohongan atau tipu muslihat dari pihak lawan yang diketahui setelah perkara diputus, atau pada suatu keterangan saksi atau surat-surat bukti yang kemudian oleh hakim pidana dinyatakan palsu.

2) Apabila setelah diputus, ditemukan surat-surat bukti yang bersifat menentukan yang pada waktu perkara diperiksa tidak diketemukan.

3) Apabila telah dikabulkan suatu hal yang tidak dituntut atau lebih dari yang dituntut

4) Apabila mengenai suatu bagian dari tuntutan belum diputus tanpa dipertimbangkan sebab-sebabnya

5) Apabila antara pihak-pihak yang sama, mengenai suatu soal yang sama, atas dasar yang sama, oleh Pengadilan yang sama atau sama tingkatannya telah diberikan putusan yang satu dengan lainnya saling bertentangan

6) Apabila dalam suatu putusan terdapat ketentuan-ketentuan yang bertentangan dengan lainnya.

Prosedur pengajuan Peninjauan Kembali adalah :

1) Diajukan sendiri oleh pihak yang berperkara atau ahli warisnya atau seorang wakilnya yang secara khusus dikuasakan untuk itu. Apabila selama proses PK pemohon meninggal dunia, permohonan dapat dilanjutkan oleh ahli warisnya.

2)  Dapat diajukan 1 (satu) kali saja dengan tenggang waktu pengajuan adalah 180 (seratus delapan puluh) hari setelah putusan/penetapan mempunyai kekuatan hukum tetap, atau sejak diketemukan bukti-bukti baru atau  bukti-bukti adanya penipuan.

3)  Membayar biaya Peninjauan Kembali sesuai dengan ketentuan

4)  Panitera setelah menerima permohonan PK dan biayanya, wajib membuat Akte Peninjauan Kembali serta memasukkannya dalam buku register.

5) Pantera selambat-lambatnya dalam waktu 14 (empat belas) hari sejak permohonan PK dicatat dan didaftar, memberitahukan kepada pihak lawan dengan memberikan/mengirimkan salinan permohonan PK serta alasan-alasannya kepada pihak lawan. Dan pihak lawan dapat memberikan jawaban dalam waktu 30 (tiga puluh) hari setelah tanggal diterimanya salinan permohonan PK tersebut.

6) Setelah jawaban diterima oleh Pengadilan Agama, Panitera wajib membubuhi cap, tanggal, hari diterimanya jawaban itu diatas surat jawaban.

7)  Panitera mengirimkan berkas permohonan kasasi ke Mahkamah Agung R.I. selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari.

8)  Berkas yang dikirim ke Mahkamah Agung terdiri dari 2 (dua) berkas yaitu Bundel A dan Bundel B.

b. Tertib Berkas Perkara Peninjauan Kembali

Bundel A (Arsip Pengadilan Agama)

Susunannya sama dengan bundel A Permohonan banding dan permohonan Kasasi.

Bundel B (Arsip Mahkamah Agung R.I.)

Susunan berkasnya sebagai berikut :

1)   Relaas pemberitahuan isi putusan Mahkamah Agung (terutama kepada pemohon PK) atau relaas pemberitahuan isi putusan banding bila ada.

2)  Permohonan PK diajukan atas putusan Pengadilan Agama yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap dalam hal putusan diucapkan diluar hadir pihak berperkara

3)   Akta peninjauan kembali

4)   Surat permohonan PK dilampiri dengan surat bukti

5)   Tanda terima surat permohonan PK

6)   Surat kuasa khusus (bila ada).

7)   Surat pemberitahuan dan penyerahan salinan permohonan PK kepada pihak lawan

8)   Jawaban surat permohonan PK

9)   Salinan resmi Putusan Pengadilan Agama/copy yang dilegalisir oleh Panitera

10) Salinan resmi Putusan Pengadilan Tinggi Agama/copy yang dilegalisir oleh Panitera

11) Salinan resmi Putusan Mahkamah Agung RI /copy yang dilegalisir oleh Panitera

12) Tanda bukti setoran dari Bank.

13) Surat-surat lain yang mungkin ada.

Catatan :

Surat-surat lainnya bila ada maka disusun berdasarkan urutan kejadian.

Seluruh berkas tersebut tersusun dengan rapih dan dijahit.

POLA TENTANG REGISTER PERKARA

A. Pengertian

Register berasal dari kata Registrum, yang berarti buku daftar yang memuat secara lengkap dan terperinci mengenai suatu hal atau perkara baik yang bersifat pribadi maupun register umum, seperti register perkara, register catatan sipil atau lain-lain (DR. Andi Hamzah, Kamus Hukum, halaman 500)

B. Fungsi – Fungsi Register Perkara

Berdasarkan Surat Ketua Mahkamah Agung RI Nomor KMA/001/SK/1991 tanggal 24 Januari 1991, fungsi register adalah :

1) Uraian tentang keadaan perkara sejak semula mulai didaftarkan sampai dengan diputus serta sampai dilaksanakannya putusan

2) Gambaran tentang kegiatan hakim dan Panitera yang pada akhirnya dapat diketahui data-data pribadi yang jelas dan ini dapat dipergunakan sebagai penilaian dalam hal mutasi para hakim dan panitera

3) Gambaran tentang formasi hakim dan panitera sehingga dapat diketahui kebutuhan tenaga hakim dan panitera yang harus dipenuhi pada setiap Pengadilan Agama

4) Terhindarnya dari sikap keraguan data-data dan pusat ingatan serta sumber informasi

5) Memonitoring hilangnya berkas perkara.

6) Bernilai yuridis dan pembuktian sebagai akta autentik.

Oleh karena itu pengisian register harus dilakukan dengan hati-hati, benar dan seksama, tidak boleh sembarangan dan tidak boleh banyak coretan.

C. Macam-Macam Register Perkara

a. Register Perkara di Pengadilan Agama terdiri dari :

1) Register Induk Perkara Gugatan  (29 kolom)

2) Register Induk Perkara Permohonan (15 kolom)

3) Register Permohonan Banding (17 kolom)

4) Register Permohonan Kasasi (15 kolom)

5) Register Permohonan Peninjauan Kembali (15 kolom)

6) Register Surat Kuasa Khusus (5 kolom)

7) Register Penyitaan Barang Tidak Bergerak (9 kolom)

8) Register Penyitaan Barang Bergerak (8 kolom)

9) Register Eksekusi (9 kolom)

10) Register Akta Cerai (8 kolom)

11) Register Permohonan Pembagian Harta Peningalan Diluar Sengketa (6 kolom)

b. Register Perkara di Pengadilan Tinggi Agama terdiri dari :

Register Perkara Banding  (13 kolom)

D. Pengisian Buku Register

Pengisian buku register harus dikerjakan dengan serius, sehingga perlu diambil langkah-langkah sebagai berikut :

1) Perlu ditunjuk petugas pengisian itu dengan tenaga yang professional dan penuh tanggungjawab

2) Agar kolom-kolom dalam buku register dapat segera terisi dengan tertib, maka segala kegiatan yang berkaitan dengan register dibuatkan instrument dan dikerjakan secara kontinue

3) Untuk menghindari tidak terbacanya register, maka petugas yang ditunjuk dipilih yang tulisannya baik dan mudah terbaca dengan menggunaan satu jenis tinta.

4) Untuk memperbaiki tulisan salah dalam pengisian buku register jangan menggunakan Re-Type/Tip-ex, tetapi tulisan tersebut diperbaiki dengan cara Renvoi.

E. Penyimpanan Buku Register

Penyimpanan buku Register menjadi penting, karena data yang ada didalamnya adalah autentik sebagai pembuktian. Oleh karena itu penyimpanannya harus memperhatikan  hal-hal sebagai berikut :

1) Walaupun penyimpanan register sangat sulit dilakukan karena formatnya terlalu panjang, namun tetap harus diamankan

2) Membuat lemari khusus disesuaikan dengan ukuran, dengan demikian terhindar dari kerusakan sehingga data-data yang ada dalam register dapat terus terpelihara.

POLA TENTANG KEUANGAN PERKARA

A. Dasar Hukum

Dasar hukum pola tentang keuangan perkara adalah ketentuan yang termuat dalam :

1) Pasal 121 ayat (4) HIR/RIB (Reglemen Indonesia yang diperbaharui)  dan pasal 145 ayat  (4) RBg. (Reglement Buiteegewesten.)

2) Azas “ Tidak ada Biaya Tidak ada Perkara”, kecuali dalam perkara prodeo sebagaimana ditentukan dalam pasal 237 HIR dan Pasal 273 RBg.

3) Surat Mahkamah Agung RI Nomor  : 43/TUADA/AG/III/UM/XI/1992 tanggal 23 Nopember 1992 yang ditujukan kepada Ketua Pengadilan Tinggi Agama dan Ketua Pengadilan Agama yang menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan biaya perkara menurut Pasal 121 HIR dan pasal 145 RBg. adalah biaya kepaniteraan dan biaya proses.

Biaya proses merupakan biaya-biaya pelaksanaan peradilan dalam rangka menyelesaikan suatu perkara. Dalam pasal 90 ayat (1) UU Nomor 7 Tahun 1989 yang telah diubah dengan UU Nomor 3 Tahun 2006, dijelaskan bahwa biaya proses ini meliputi :

a. Biaya Panggilan Penggugat, tergugat dan saksi-saksi

b. Biaya panggilan saksi ahli jika diperlukan

c. Biaya pengambilan sumpah

d. Biaya penyitaan

e. Biaya Eksekusi

f. Biaya pemeriksaan setempat

g. Biaya untuk menyampaikan amar putusan

h. Biaya lain-lain atas perintah ketua pengadilan.

Seiring dengan perkembangan dan dalam era transparansi dengan mengusung program justice for all dan justice for the poor maka biaya-biaya di atas disesuaikan dengan menghilangkan biaya menyampaikan amar putusan dan biaya lain-lain atas perintah ketua pengadilan

B. Buku Keuangan Perkara

1)  Buku Jurnal Perkara

Buku jurnal perkara mencatat tentang kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang perkara untuk setiap perkara, dengan kata lain jurnal tersebut merupakan rekening koran bagi pembayar panjar perkara untuk tingkat pertama, banding, kasasi dan PK.

Jurnal keuangan perkara merupakan tanggungjawab Panitera terhadap pihak ketiga selaku pembayar panjar perkara.

Setiap kegiatan penerimaan dan pengeluaran biaya perkara harus dicatat dalam buku jurnal sejak perkara diterima sampai perkara berkahir dengan menutup buku jurnal itu setelah perkara selesai diputus.

Sebelum buku jurnal keuangan perkara digunakan, buku tersebut harus dibuatkan catatan sebagai berikut :

a. Pada setiap awal buku ditulis berita acara yang menerangkan jumlah halaman rangkap, dan ditandatangan oleh Ketua Pengadilan.

b. Halaman pertama dan terakhir dibubuhi tandatangan Ketua, sedangkan pada setiap halaman cukup diparaf saja oleh Ketua Pengadilan.

 Buku Jurnal keuangan perkara yang digunakan di Pengadilan Agama terdiri dari :

1) Buku Jurnal Perkara Permohonan         KI-PA1/P

2) Buku Jurnal Perkara Gugatan               KI-PA1/G

3) Buku Jurnal Perkara Banding               KI-PA2

4) Buku Jurnal Perkara Kasasi                   KI-PA3

5) Buku Jurnal Perkara PK                        KI-PA4

6) Buku Jurnal Biaya Eksekusi                  KI-PA5

Buku Jurnal keuangan perkara yang digunakan di Pengadilan Tinggi Agama terdiri dari:

Buku Jurnal Banding  KII-PA1.

                       

Semua kegiatan-kegiatan pencatatan Buku Jurnal penyelesaian perkara sebagaimana tersebut dalam KI.PA1/P, KI.PA1/G, KI.PA2, KI.PA3, dan KI.PA4 setiap harinya dilaporan ke Panitera karena akan dimasukkan dalam Buku Induk Keuangan Perkara (KI.PA6).

Untk memudahkan pengisian kedalam Buku Induk Keuangan Perkara, maka diperlukan buku bantu yang terdiri dari :

a) Buku Bantu (BB1) sebagai pelaksanaan penerimaan dalam kegiatan buku KI.PA1/P, KI.PA1/G, KI.PA2, KI.PA3, dan KI.PA4 setiap hari diserahkan kepada pemegang buku Induk Keuangan Perkara

b) Buku Bantu (BB2) sebagai pelaksanaan pemindahan kegiatan buku KI-PA5 untuk setiap hari, diserahkan pada Pemegang Buku Keuangan Eksekusi (KI-PA7).

2)  Buku Induk Keuangan Perkara

Semua kegiatan yang terjadi dalam buku jurnal keuangan perkara, harus disalin dalam buku induk keuangan perkara berupa buku tabelaris. Buku ini mencatat semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran biaya perkara untuk semua perkara yang masuk di Pengadilan dan dicatat setiap hari.

Buku Induk keuangan perkara ditutup setiap akhir bulan oleh Panitera diketahui oleh Ketua Pengadilan. Tidak menutup kemungkinan buku induk keuangan dapat ditutup sewaktu-waktu dalam rangka pengawasan oleh Ketua Pengadilan Agama, Pengadilan Tinggi Agama dan Mahkamah Agung RI tanpa menunggu akhir bulan.

Pada saat menutup buku induk tersebut, harus dijelaskan keadaan uang menurut bukukas, keadaan uang yang ada dalam brankas atau yang disimpan di Bank serta uraian terperinci jenis mata uang yang ada dalam brankas. Aabila terdapat selisih harus dijelaskan alasan selisih itu.

Penutupan buku induk keuangan perkara dalam rangka pengawasan dilakukan minimal 3 (tiga) bulan sekali dan harus dibuat berita acara penutupan kas.

Buku Induk Keuangan Perkara yang digunakan di Pengadilan Agama terdiri dari :

a) Buku Induk Keuangan Perkara (KI.PA6)

b) Buku Keuangan Eksekusi (KI-PA7)

c) Buku Penerimaan Uang Hak-hak Kepaniteraan (KI-PA8)

Pemisahan antara Buku Induk Keuangan Perkara dengan Buku Keuangan Eksekusi didasarkan karena Buku Induk Keuangan Perkara memuat perkara yang masih dalam proses, sedangkan Buku Keuangan Eksekusi memuat perkara yang sudah selesai dan berkenaan dengan masalah eksekusi putusan saja.

Buku Induk Keuangan Perkara yang digunakan di Pengadilan Tinggi Agama terdiri dari:

a) Buku Induk Keuangan Perkara (KII.PA2)

b) Buku Penerimaan Uang Hak-hak Kepaniteraan (KII-PA3)

Buku Penerimaan Uang Hak-Hak Kepaniteraan merupakan buku pertanggungjawaban atas biaya kepaniteraan (Griffier costen) terhadap negara. yang disetor kepada Bendaharawan Rutin (UYHD) untuk selanjutnya disetor kepada Negara.

 

POLA TENTANG PELAPORAN PERKARA

A. Dasar Hukum

Dasar hukum pola tentang Pelaporan perkara adalah ketentuan yang termuat dalam :

1) Undang-Undang Nomor 4 Tahun 2004 tentang Kekuasaan Kehakiman

2) Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2004 tenang Mahkamah Agung

3) Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2006 tentang Perubahan atas UU Nomor 7 Tahun 1989 tentang Peradilan Agama.

B. Fungsi Laporan

Fungsi laporan-laporan yang dibuat oleh Pengadilan Agama adalah :

a. Sebagai alat pantau segala tingkah laku dan perbuatan hakim dan pejabat kepaniteraan oleh Mahkamah Agung dan Pengadilan Tinggi Agama sebagai kawal depan Mahkamah Agung.

b. Sebagai bahan untuk meneliti kebenaran dari evaluasi yang dibutuhkan oleh PA dan PTA sebagaimana yang ditentukan dalam Surat Keputusan Mahkamah Agung Nomor KMA/009/SK/II/1988.

c. Sebagai bahan dan dasar bagi  Mahkamah Agung untuk mengevaluasi hasil pengawasan yang dilakukan PTA dan sebagai bahan dan dasar bagi PTA untuk mengevaluasi hasil pengawasan yang dilakukan oleh PA.

d. Sebagai bahan untuk mengetahui kemajuan-kemajuan yang telah dicapai, sehingga didalam mengambil keputusan dalam rangka pembinaan lebih lanjut dapat dilaksanakan sesuai rencana.

Oleh karena laporan sebagai sarana pengawasan yang mudah dan efektif, maka kewajiban membuat laporan harus dilaksanakan dengan benar dan sungguh-sungguh.

C. Jenis Laporan

Pola laporan di Pengadilan Agama dan Pengadilan Tinggi Agama sesuai surat Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/001/SK/I/1991 tanggal 24 Januari 1991, sebagai berikut :

a. Pengadilan Agama wajib membuat laporan tentang :

1. Laporan L1-PA1, merupakan laporan tentang keadaan perkara di Pengadilan Agama dan dilaporkan sejak diterimanya perkara-perkara tersebut diputus dan diminutir.

2. Laporan L1-PA2, merupakan laporan perkara yang dimohonkan banding dan dilaporkan sejak perkara diputus, diajukannya permohonan banding s/d pengiriman berkas ke Pengadilan Tinggi Agama.

3. Laporan L1-PA3, merupakan laporan perkara yang dimohonkan kasasi dan dilaporkan sejak penerimaan berkas dari PTA s/d pengiriman berkas ke Mahkamah Agung.

4. Laporan L1-PA4, merupakan laporan perkara yang dimohonkan Peninjauan Kembali dan dilaporkan sejak penerimaan berkas dari PTA/Mahkamah Agung  s/d pengiriman berkas ke Mahkamah Agung.

5. Laporan L1-PA5, merupakan laporan perkara yang dimohonkan Eksekusi dan dilaporkan sejak penerimaan permohonan eksekusi dengan menambah penjelasan perkara-perkara yang bergantung permohonan eksekusinya.

6. Laporan L1-PA6,  merupakan laporan   tentang   kegiatan   hakim  yang dilaporkan tentang jumlah perkara yang diterima, diputus, sisa perkara dan yang sudah serta belum diminutir.

7.  Laporan L1-PA7, merupakan laporan tentang keadaan keuangan perkara.

8. Laporan L1-PA8, merupakan laporan jenis perkara yang selama ini tidak dilaporkan oleh Pengadilan Agama yang dikenal dengan model B.2.

b. Pengadilan Tinggi Agama wajib membuat laporan tentang :

   (1). LII-A1      : Laporan Keadaan Perkara

   (2). LII-A2      : Laporan Kegiatan Hakim perkara perdata

   (3). LII-A3      : Laporan Keuangan perkara perdata

Dengan ketentuan :

-   Asli laporan dikirimkan kepada Mahkamah Agung R..I Cq. Direktur Hukum dan Peradilan Mahkamah Agung RI.

-   Laporan dibuat pada akhir bulan, dan sudah diterima selambat-lambatnya pada tanggal 15 bulan berikutnya.

-  Ketua Pengadilan Tinggi Agama sebelum menandatangani laporan bulanan, hendaknya meneliti sendiri serta memerintahkan hakim untuk meneliti laporan-laporan tersebut.

Catatan :

1) Laporan L1-PA1 sampai L1-PA7 :

Merupakan laporan yang bersifat evaluasi sehingga dari laporan-laporan tersebut dapat dipantau tentang tingkah laku para pejabat kehakiman secara menyeluruh, baik hakim maupun pejabat kepaiteraan yang berhubungan dengan penyelenggaraan jalannya peradilan.

2) Laporan L1-PA8, merupakan laporan semata-mata besifat data tentang :

- Jumlah dan jenis perkara

- Jumlah yang diputus

- Jumlah perkara yang belum diputus pada setiap akhir tahun

3) Selain laporan-laporan diatas, masih ada laporan lain yang harus dikirim oleh Pengadilan Agama, meliputi :

-  Laporan   tentang Perkara Perkawinan yang berkaitan dengan Pegawai Negeri Sipil (PP10/1983 jo PP 45/1990)

-   Laporan Perkara lewat 6 bulan belum selesai

-   Laporan Perkara yang diterima dan diputus

-   Laporan tentang Penerbitan Akta Cerai

-   dan laporan lainnya.

D. Waktu Laporan

-  Laporan-laporan tersebut dibuat pada setiap akhir bulan dan sudah harus diterima pada tanggal 10 bulan berikutnya.

-   Asli laporan dikirim kepada Ketua Pengadilan Tinggi Agama yang mewilayahinya, dan lembar rangkap dari setiap laporan tersebut dikirim ke Mahkamah Agung (Direktur Hukum dan Peradilan Dirjen Badilag)

-    Laporan keadaan perkara (L1-PA1, L1-PA7, L1-PA8) dibuat setiap akhir bulan sejak Januari s/d Desember

-    Laporan  (L1-PA2,  L1-PA3,  L1-PA4 dan L1-PA5) dibuat setiap empat bulan yaitu setiap akhir April, Agustus dan Desember.

-  Laporan (L1-PA6) dibuat setiap enam bulan yaitu pada akhir bulan Juni dan Desember.

POLA TENTANG KEARSIPAN PERKARA

A. Pengertian Arsip

Berdasarkan Pasal 1 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 (LN 1971-32) tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, disebutkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam  keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

Kearsipan pada dasarnya merupakan bidang tersendiri dan membutuhkan adanya suatu keterampilan khusus dalam arti management yaitu dikenal dengan istilah “Record Management”

B. Dasar Hukum Kearsipan

1) Pasal 283 HIR

bahwa segala keputusan-keputusan selalu harus tinggal tersimpan dalam persimpanan surat (arsip) di Pengadilan dan tidak dapat dipindahkan kecuali dalam hal-hal dan menurut cara yang diatur dalam undang-undang.

2) Pasal 101 UU Nomor 7 Tahun 1989 jo UU Nmor 3 Tahun 2006 tentang Peradilan Agama

a. Panitera bertanggungjawab atas pengurusan berkas perkara, dokumen, buku daftar, akta, biaya perkara uang titipan pihak ketiga, surat-surat berharga, barang bukti dan surat-surat lain yang disimpan di Kepaniteraan.

b. Semua daftar, catatan, risalah, berita acara, serta berkas perkara tidak boleh dibawa keluar dari ruang kepaniteraan kecuali atas izin Ketua Pengadilan berdasarkan ketentuan undang-undang

3) Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/004/II/1992

Kepaniteraan Pengadilan Agama mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis dibidang Administrasi Perkara dan Administrasi Peradilan lainnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas dan fungsi dari pelayanan kearsipan meliputi :

a. Penyusunan kegiatan pelayanan administrasi perkara serta pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi yang berkaitan dengan persidangan.

b. Penyusunan daftar perkara, administrasi, administrasi keuangan perkara dan pelaksanaan putusan perkara.

c. Penyusunan statistik perkara, dokumentasi perkara, laporan perkara dan yurisprudensi

d. Pengurusan administrasi pembinaan hukum agama dan hisab rukat.

C. Penataan Arsip Perkara

Bidang kearsipan berkas perkara, tugas dan fungsi kepaniteraan dilaksanakan dan menjadi tanggungjawab sub. Kepaniteraan Hukum.

Dalam pasal 6,9, 12, 15 dan 21 UU Nomor 7 Tahun 1989 jo. UU Nomor 3 Tahun 2006, ditegaskan bahwa Sub. Kepaniteraan Hukum mempunyai tugas :

1) Mengolah dan mengkaji

2) Menyajikan statistic perkara

3) Menyusun laporan perkara

4) Menyimpan arsip berkas perkara

5) Melakukan pengurusan administrasi pembinaan hukum agama.

6) Tugas-tugas lain berdasarkan undang-undang

Administrasi kearsipan harus diselenggarakan sedemikian rupa, karena arsip mempunyai nilai sebagai berikut :

1) Administratif value (nilai administrasi)

2) Legal value (nilai hukum)

3) Fiskal value (nilai keuangan)

4) Research value (nilai penelitian)

5) Educational value (nilai dokumentasi)

Secara umum ada tiga jenis pola penataan arsip, yaitu :

a.   Alphabetical Filling

Penyusunan arsip didasarkan pada urutan abjad

b.   Subjectical Filling

Penyusunan arsip didasarkan pada subjeknya

c.   Geografical Filling

Penyusunan arsip didasarkan pada tempat asal

Berdasarkan Keputusan Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/001/SK/1991, jenis penataan arsip berkas perkara dapat digolongkan pada jenis Subjectical filing dan Number filling (berdasarkan nomor perkara). Penyusunan arsip berkas perkara digolongkan pada jenis perkara yaitu perkara gugatan, permohonan dan berkas permohonan petolongan pembagian harta peninggalan diluar sengketa.

Berkas perkara terdiri atas :

1) Berkas perkara yang masih berjalan

Berkas perkara yang masih berjalan adalah berkas perkara yang sudah selesai diputus/diadili oleh Pengadilan. Belum dapat digolongkan sebagai arsip karena masih terdapat penyelesaian administrasi perkara yang belum selesai, misalnya masih dalam proses banding, kasasi, atau PK. Begitu juga terhadap perkara yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap tetapi belum eksekusi.

Penyimpanan berkas perkara yang masih berjalan dilaksanakan oleh Panitera Muda Gugatan atau Panitera Muda Permohonan.

2) Arsip berkas perkara

Arsip berkas perkara adalah berkas perkara yang sudah selesai dengan tuntas dan disimpan oleh Panitera Muda Hukum.

D. Tahapan-Tahapan Dalam Penataan Arsip

Ada beberapa tahapan yang harus diperhatikan dalam penataan arsip berkas perkara, yaitu :

Tahap Pertama :

a) Memisahkan berkas perkara yang masih berjalan dengan arsip berkas perkara

b) Berkas perkara yang masih berjalan dikelola oleh Panitera Muda Gugatan atau Panitera Muda Permohonan.

Tahap Kedua :

a) Membuat daftar isi dalam kertas tersendiri yang ditempatkan didalam sisi kiri box

b) Dilanjutkan dengan memilah-milah berkas tersebut menurut klasifikasinya.

c) Box ditempatkan di rak atau lemari dan diupayakan ditempatkan dalam ruang khusus untuk menjamin keamanannya.

d) Setiap Rak lemari dibuat Daftar Isi Rak (DIR) atau Daftar Isi Lemari (DIL)

e) Arsip yang telah tertata rapih tersebut dapat digunakan oleh Hakim, Jaksa, Polisi, Dosen, Mahasiswa, Peneliti atau masyarakat umum yang memerlukan.  Untuk itu harus disediakan tempat khsus untukmembaca dan diawasi dalam pelaksanaannya.

Tahap Ketiga :

Tahap ini adalah tahap penghapusan arsip yang sudah sampai masanya untuk dihapus. Untuk tahap ini dilakukan :

a) Memisahkan berkas perkara yang sudah sampai masanya untuk dihapus.

b) Berkas disortir untuk memisahkan berkas perkara yang mempunyai nilai sejarah, yaitu : masih tulisan tangan, dalam bahasa Belanda, bahasa daerah asli, perkara khusus dan mempunyai dampak luas baik segi daerah maupun nasional

c) Arsip berkas perkara yang mempunyai nilai sejarah, penataannya dapat dilakukan dengan cara :

      - Tetap disimpan dalam box/sampul khusus

      - Dibundel tersendiri secara baik dan rapi.

d) Arsip berkjas perkara yang akan dihapus dibentuk Panitia Penghapusan lalu dibuat berita acara penghapusan. Berkas perkara yang dihapus sebaiknya putusan tidak ikut dihapus tetapi dibundel menjadi suatu buku dan tetap disimpan.

E. Perlengkapan Dalam Penataan Arsip

Buku Kontrol untuk tiap jenis perkara, yang memuat Nomor urut, Nomor perkara, macam perkara, tanggal daftar, tanggal putus, tanggal masuk arsip dan keterangan lain-lain.

F. Penanganan Arsip Putusan Yang Hilang

Merujuk kepada Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1952. Cara penanganan arsip yang hilang adalah :

1) Apabila masih ditemukan salinan/turunan putusan/penetapannya, maka salinan tersebut disimpan sebagai surat asli.

2) Apabila di Pengadilan tidak ditemukan turunannya, maka diminta kepada pihak yang memiliki salinan putusan/penetapan dengan suatu perintah dari Pengadilan.

3) Yang bersangkutan dapat diberi turunan sah dari turunan tersebut.

4) Apabila ia menolak menyerahkan salinan sah tersebut pada Pengadilan, maka ia dapat dijatuhi pidana maksimal 4 bulan 2 minggu dan itu merupakan tindakan kejahatan.

5) Apabila salinan resmi tidak ditemukan lagi, maka dibuatkan salinan/turunan diktum/amar putusan/penetapan yang ada pada Berita Acara Persidangan.

6) Apabila Berita Acara Persidangan pun tidak ditemukan, maka dicari dari register perkara dan dibuatkan turunan dictum putusan/penetapan yang ada pada register tersebut.

7) Kehilangan tersebut dapat dinyatakan dalam suatu Surat Keterangan yang dibuat oleh seorang Hakim dan Panitera yang menjatuhkan putusan tersebut.

8) Arsip berkas perkara dapat disimpan selama 30 tahun.

      “…atau perlu untuk disimpan dalam archief selama 30 tahun, sesuai dengan undang-undang yang bersangkutan.” (pasal 1 ayat (1) UU Nomor 22 Tahun 1952).

ADMINISTRASI KEPANITERAAN DAN TEKHNOLOGI INFORMASI

A.      PENDAHULUAN

Dalam era golabliasi dan transparansi dalam menunjang Reformasi Birokrasi, Mahkamah Agung dalam hal ini Dirjen Badan peradilan Agama sejak tahun 2005 sudah memperkenalkan tekhnologi informasi melalui Sistem Administrasi Perkara Pengadilamn Agama (SIADPA). Perkembangannya berjalan begitu pesat dan sampai saat ini setiap Pengadilan Agama mutlak berjalannya SIADPA ini bahkan generasi siadpa berikutnya adalah SIADPA Plus.

Tujuan pokok bergulirnya SIADPA ini adalah dalam upaya Pelayanan Prima kepada masyarakat pencari keadilan disatu sisi dan dilain sisi untuk membackup administrasi kepaniteraan yang sebelumnya dilaksanakan secara manual.

B.     SIADPA

Aplikasi SIADPA merupakan system yang terintegrasi dari Pola Bindalmin (sebagaimana yang sudah dibahas pada Bab II s/d Bab VI). Cara kerjanya adalah dari mulai gugatan/permohonan sampai kepada putusan/penetapan semuanya terintegrasi  dalam satu system, pada bahasan ini tidak secara spesifik dikemukakan cara kerja SIADPA ini, namun hanya gambaran mengenai adanya kemajuan dalam aspek pelayanan kepada masyarakat pencari keadilan.

C.     SIADPA PLUS

Sejak Tahun 2011, Direktorat Jendral badan Peradilan Agama mengembangkan aplikasi ini yaitu dengan diluncurkannya aplikasi SIADPA Plus.  SIADPA sebagaimana dibahas sebelumnya sudah dapat diakses melalui situs web Pengadilan Agama yang bersangkutan. Ini suatu kemajuan dalam rangka transparansi bagi Pengadilan khususnya Pengadilan Agama.

 

DAFTAR BACAAN

1) Abdul Manan,   DR. H., S.H.,S.IP, M.Hum., dan Ahmad Kamil, Drs. H., S.H.,M.Hum., 2007, Penerapan dan Pelaksanaan Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi Kepaniteraan Pengadilan Agama dan Pengadilan Tinggi Agama, Dirjen Badilag Mahkamah Agung RI, Jakarta.

2) Mahkamah Agung RI., 1994, Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Buku II, Mahkamah Agung RI, Jakarta.

3)  Kumpulan Perundang-undangan Lingkungan Peradilan Agama

4)  Buku-buku yang berkaitan dengan administrasi peradilan.